Samarbeidets høyeste organ er årskonferansen i august. Der besluttes neste års samarbeidsaktiviteter i arbeidsgruppene og for prosjektlederne. Direktørene møtes en gang på vårparten og beslutter bl.a.temaer til årskonferansen. Hvert land har utpekt en prosjektleder som koordinerer hvert lands aktiviteter og er ansvarlig for å holde kontakten over landegrensene.
prosjektområdet
Den viktigste samarbeidsformen er arbeidsgrupper og workshops der temaer av interesse for de fleste samarbeidende land tas opp. Miljø har vært et viktig samarbeidstema siden 1995. Samarbeidet i forbindelse med internasjonale operasjoner, nøkkeltall og benchmarking og eiendomsforvaltning har fra ca 2003 vært temaer som det arbeides aktivt med, og fra 2008/2009 har energi og Building SMART også kommet på listen over faste samarbeidstemaer. Egne arbeidsgrupper er opprettet for hvert av disse viktigste samarbeidstemaene. Disse møtes jevnlig og utveksler erfaringer og drøfter aktuelle temaer. Innen eiendomsforvaltning arrangeres forvaltningsdagene hvert år.
Temaer som ikke jevnlig står på agendaen diskuteres i workshops. Workshops initieres av årskonferansen eller av arbeidsgruppene.
En styringsgruppe for miljø ble igangsatt i 1996. Den er nå erstattet av en arbeidsgruppe for miljøspørsmål. I 2003 kom forvaltningsdagene i eiendomsforvaltning på programmet, og i 2004 ble arbeidsgruppen for nøkkeltall og benchmarking opprettet. En arbeidsgruppe som omhandler eiendommer, bygg og anlegg i forbindelse med internasjonale operasjoner har også startet opp sin virksomhet. På direktørmøtet i 2009 ble det opprettet en arbeidsgruppe for energispørsmål, og på årskonferansen i 2009 ble arbeidsgruppe for Building SMART etablert.
Samarbetsorganisationerna har tagit initiativet till ett starkare samarbete. Detta sker utifrån önskemålet att ytterligare utbyta erfarenheter och kompetens speciellt inom de försvarsspecifika områdena. Ett tätare samarbete skulle betyda högre kompetens, bättre resursutnyttjande och ett bättre utbud av tjänster till försvarsmakten i våra respektive länder.